Организационные вопросы
по переходу на удаленную работу

Кто может работать вне офиса

Решение о возможностях перевода на дистанционный режим работы принимает руководитель исходя из технической и функциональной возможности сотрудников.

Удаленная работа (как и работа в офисе) предполагает полную включенность сотрудника в рабочие процессы и возможна только при условии сохранения эффективности работы.

Удаленная работа возможна только если сотрудник понимает личную ответственность за результат своей работы в сложившейся ситуации, а руководитель уверен в его эффективности в условиях удаленной работы.

Режим дистанционной работы не предполагает участие сотрудников в публичных мероприятиях и вводится для максимальной самоизоляции сотрудников. В период удаленной работы в табеле учета рабочего времени сотрудника дни удаленной работы отмечаются так же, как дни на рабочем месте (это не больничный).

Процесс перехода на удаленную работу

Если вы сотрудник

  • Согласуйте возможность удаленной работы с непосредственным руководителем
  • Утвердите у руководителя план работ, способы постановки задач, возможность коммуникации, а также функционала, выносимого на удаленную работу.
  • Составьте перечень необходимого оборудования, техники, материалов для удаленной работы.
  • Организуйте свое рабочее место: подключите и настройте необходимого оборудования и ПО; подключите удаленный доступ.
  • Оформите документы для формального перехода на удаленную работу в HR.
  • Согласуйте с руководителем составление отчетности по проделанной работе.

Если вы руководитель

  • Сформируйте список сотрудников, которые будут работать из дома
  • Убедитесь, что у сотрудников есть план работы на срок, предполагающий удаленную работу
  • Будьте на связи с сотрудниками: согласуйте способ удобной коммуникации
  • Договоритесь, когда и каким способом будет составляться отчет о проделанной работе.

Как организовать работу вне офиса

  1. Сотрудник должен быть технически готов к формату работы из дома: есть домашний или рабочий ноутбук,
    настроены все необходимые для работы корпоративные системы и сервисы.
    Шаги по переходу на удаленную работу
  2. Сотрудник, работающий удаленно, должен быть доступен по всем каналам связи в течение всего рабочего дня.
  3. Актуализируйте календарь, внесите в него все встречи и звонки, чтобы коллеги могли понять, в какое время вы доступны.
  4. Выберите место для работы и обустройте его как офисное пространство: так, чтобы вас ничего не отвлекало.
  5. В течение рабочего дня не забывайте о физической активности.
  6. Обсудите дома ваш график, важно, чтобы домашние были в курсе и с уважением относились к процессу.

Вся полезная информация и лайфхаки — в памятке для тех, кто работает дома

  • Как создать условия для работы дома
  • Как планировать свое рабочее место вне офиса
  • Как бысто переключиться на новый формат работы

Чек-лист для тех, кто работает дома

Чтобы ваша работа из дома была приятной, комфортной и плодотворной, мы подготовили небольшой чек-лист с полезными советами и привычками.

Памятка руководителю по организации удаленной работы сотрудников

Важно помнить, что удаленный формат пока является непривычным и не все чувствуют себя в нем комфортно, поэтому важно сразу договориться с сотрудниками о правилах работы вне офиса. Сразу поясните, что на этот период может понадобиться более детальная отчетность по всем задачам, но это делается для эффективности работы. Ключевые шаги при переходе на дистанционную работу:

  1. Проверьте, что у сотрудника/ов оформлены все необходимые документы, настроено оборудование
    и открыты доступы в ИТ системы.
  2. Определите с сотрудниками основные
    правила взаимодействия при удаленной работе:

    Формат постановки задач и контроля их выполнения.
    Определите, когда и каким образом вы будете ставить задачи, как необходимо отчитаться о выполнении поручения, когда ждать обратную связь от вас. Обязательно обсудите эти форматы с сотрудниками, получите от них подтверждение, что они понимают эти правила и готовы им следовать.

    Связь.
    Установите удобное для всей команды время для АКС и звонков. Дублируйте все АКС в календаре у участников. Для быстрых решений используйте форматы коротких обсуждений в режиме конференции в мессенджерах.

    Рабочий график.
    Обсудите с сотрудниками режим работы, а также время для обеда и отдыха. Придерживайтесь этого графика, постарайтесь не беспокоить сотрудников за пределами рабочего времени без острой необходимости.

    Изменение локации.
    Расскажите сотрудникам о порядке и сроках предупреждения при смене локации (на уровне города). Важно, чтобы сотрудники сообщали о своем местонахождении заранее, обсуждались потенциально возможные ограничения связи и изменения рабочего графика.

    Отчетность.
    Определите сроки и формат отчетов (ежедневно или еженедельно). В них должна содержаться информация о проделанной работе, планах на следующий период, а также возможные проблемы, с которыми столкнулся сотрудник.

  3. Организуйте единое пространство,
    чтобы все знали о статусе задач и не тормозили команду.

Памятка руководителю по приему новых сотрудников на удаленную работу

Во время процесса подбора необходимо определиться, каким образом ваш новый сотрудник будет работать удаленно.

Существует 2 варианта:

  1. Требуется удалённый доступ и компьютер в офисе» - доступен весь рабочий функционал
  2. «Требуется удалённый доступ через Capsule» - доступны: почта; корпоративный портал; ЕСЭД; HelpMe

Пожалуйста, укажите выбранный вариант в поле «Удаленное рабочее место» раздела «Создание оффера» в IQHR. Ссылку на данный раздел Вам пришлет отдел управления талантами.

Обращаем Ваше внимание!

  • Вариант №2 позволит новому сотруднику максимально быстро влиться в работу.
  • В первый рабочий день сотруднику потребуется сменить первоначальный пароль на вход в систему в офисе, после чего станет доступной удаленная работа через Capsule.
  • Для новых сотрудников также необходимо создать заявку на удаленный доступ.

Оформление удаленной работы в HR

Если вы руководитель

Для перевода ваших сотрудников в режим удаленной работы необходимо:

  • Шаг 1.

    Подготовить списки сотрудников
    по 3 категориям:

     Сотрудники, которые должны обязательно присутствовать на рабочем месте;

     Сотрудники, которые могут работать дистанционно, но им надо оформить доступ к электронной почте и необходимым IT-системам;

     Сотрудники, которые могут работать удаленно с доступом к электронной почте и/или посредством средств связи.

  • Шаг 2.

    Собрать заявления сотрудников о переходе в режим удаленной работы и подписать их.

  • Шаг 3.

    Передать документы HRBP вашего сегмента или в HR вашего МРФ/РФ.

  • Шаг 4.

    Ознакомить сотрудников с памяткой по удаленной работе.

Если вы сотрудник

 Заполнить заявление на дистанционную работу и передать его непосредственному руководителю.

 Ознакомиться с памяткой по удаленной работе.

Как эффективно работать из дома

20 марта в 10:00 наша коллега Анастасия Савельева рассказала, как сделать удаленную работу эффективной и поделится секретами офисного быта на дому.

Вы узнаете:

  • Почему этот формат набирает популярность в мире
  • Как планировать свое рабочее время вне офиса
  • Как поддерживать связь и работу распределенной команды
  • Простые и полезные рекомендации, которые помогут быстро переключиться на новый формат работы

Как работать удалённо и оставаться в безопасности

При работе с личными устройствами важно знать:

  • Как безопасно работать в новых для себя условиях?
  • Каковы основные правила информационной безопасности, которые необходимо соблюдать?
  • Что нужно уметь, чтобы работать эффективно и не стать жертвой мошенников?

Помните, что от информационной безопасности ваших устройств зависит информационная безопасность всей компании!

Ваш компьютер и рабочее место

Идеально, если у вас есть корпоративный ноутбук — работайте только на нем. Если приходится пользоваться личным устройством — убедитесь, что на весь период работы им будете пользоваться только вы.
Убедитесь, что члены вашей семьи, дети и друзья поняли это. Они случайно могут изменить/удалить важные рабочие документы или заразить устройство. Если это невозможно, расскажите им о наших рекомендациях.

Перед тем как использовать личное устройство обязательно проверьте его на вирусы. Для этого используйте www.kaspersky.com/downloads/thank-you/free-virus-removal-tool

Блокируйте компьютер каждый раз, когда уходите с рабочего места. Даже если это место — ваша комната.
Можно использовать “горячие клавиши” Windows: WIN + L, MacOS: Ctrl+Cmd+Q.

Не подключайте чужие флешки и другие USB-устройства к своему компьютеру.

Не используйте личную почту и социальные сети для пересылки рабочих документов. Не добавляйте в копию личную почту. Не включайте пересылки с рабочей на личную почту.

Не используйте публичные облачные хранилища (Dropbox, Яндекс.Диск, GoogleDocs/Disk, MS OneDrive, Mega и т.д.) для хранения рабочих документов.

Если вам пришлось работать в публичном месте — найдите подходящее место для работы с конфиденциальной информацией. Не позволяйте посторонним стоять у вас за спиной и смотреть в ваш экран при использовании почты, вводе паролей, редактировании важных документов.

Пароли и доступы

 Используйте сложный пароль даже на личном компьютере.

 На разных сервисах используйте разные пароли. Сохраняйте их через парольные менеджеры (например: KeePass, 1Password).

 Включите двухфакторную аутентификацию на всех сервисах, где это возможно. Для этого обычно достаточно указать номер мобильного телефона куда будут приходить смс с одноразовым паролем.

 Отключайте сеанс удаленного доступа после завершения рабочего дня.

Безопасная работа в Интернете

 Если вы видите ошибку сертификата, предупреждение от браузера или ещё что-либо подозрительное, не вводите на таком сайте свои логин или пароль.

 Не скачивайте и не запускайте незнакомые файлы из интернета, даже если они выглядят как обновления или предложения установить новую программу.

 Обновите ваш антивирус, операционную систему, браузер и другие приложения до последних версий и проверьте, что они вовремя обновляются.

Противодействие мошенникам

 Будьте бдительны: пользуясь ситуацией, мошенники будут пытаться играть на ваших эмоциях, используя страх, жадность и любопытство. Информационных поводов и провокаций сейчас более, чем достаточно.

 Помните, что эти эмоции отключают критическое мышление, в результате чего вы сможете совершить действия, которые в нормальном состоянии не стали бы выполнять.

Безопасные коммуникации

 Мошенники могут выдавать себя за ваших коллег, партнеров и руководителей. Не стесняйтесь перезвонить им, чтобы уточнить, от кого пришло письмо. Работая удаленно, вы не можете подойти к человеку лично, но обязаны убедиться, что вам пишет именно он.

 Проверяйте ссылки и вложенные файлы в письмах, на сайтах и в мессенджерах. Пользуйтесь только корпоративными каналами для коммуникаций – рабочей электронной почтой, SkypeforBusiness.

Безопасный выход в интернет

 Не подключайтесь к незнакомым беспроводным сетям в общественных местах: лучше подключите мобильный интернет со своего смартфона.

 Для удаленного доступа к корпоративным ресурсам используйте только https://capsule.rt.ru/

Подозрительные ситуации и инциденты

 При подозрении на вирус на компьютере, взлом рабочей почты и прочее – позвоните на номер 8-800-301-15-55 или напишите на адрес helpdesk@rt.ru (укажите ваши контакты и авторизационные данные).

 Если вам что-то кажется подозрительным, спросите у опытных коллег или напишите нам.

 Сообщайте на helpdesk@rt.ru о подозрительных рассылках и предложениях установить сомнительные программы. Не устанавливайте подозрительные приложения ни на компьютер, ни на личный смартфон.